Vedtægter

Vedtægter for den selvejende institution

KØGEHALLERNE

§1

Køgehallernes navn er ”KØGEHALLERNE” med hjemsted i Køge kommune.

§2

Formålet er at administrere Køgehallerne til fremme for indendørs idræt og som forsamlingssted for kommunens borgere, samt i øvrigt til støtte af det kulturelle liv.

§3

I forhold til tredje mand hæfter institutionen alene med sin formue. I det indbyrdes forhold hæfter medlemmerne alene med deres indskud. Intet økonomisk ansvar kan gøres gældende mod Køgehallernes ledelse eller mod dem/de der har ydet økonomisk støtte.

§4

De tilsluttede foreninger er følgende og udgør formandsrådet

Køge Håndbold Klub

Køge Bugt Basketball Klub

Køge Boldklub

Gymnastikforeningen Køge Bugt

Køge Kricket Klub

Køge Tennis og Padel Klub

Team Køge Volley

Køge Atletik og motion

Flere upolitiske foreninger kan optages. Begæring herom skal, fremsendes til Køgehallernes formand, vedlagt et eksemplar af foreningens vedtægter. Ansøgningen skal forelægges på førstkommende repræsentantskabsmøde.

Formandsrådet består af foreninger nævnt i denne paragraf med fast tilknytning til Køgehallerne. Andre foreninger med løsere tilknytning kan deltage ad hoc efter beslutning af Køgehallernes formand.

Køgehallernes direktør indkalder og leder møderne. Køgehallernes formand deltager i møderne efter behov.

Formandsrådet mødes mindst 4 gange om året.

Formålet er at orientere bredt om hallernes aktiviteter, samt udvikle samarbejdsrelationerne mellem foreningerne og skabe baggrund for nye tiltag og styrke fællesskabet og det fælles brug af faciliteterne.

Formandsrådet fremsætter sine forslag via direktøren.

§5

Kontingent pr. forening udgør 300 kr. om året. Beløbet dækker bl.a. forsikring af 3. parts udstyr. Beløbet indbetales inden udgangen af november måned. Medlemskab ophører, hvis ikke betaling tilgår Køgehallerne til tiden. Udtrædende medlemmer har intet krav på Køgehallerne.

§6

Køgehallernes ledelse er:

1. Repræsentantskabet

2. Bestyrelsen

3. Forretningsudvalget

§7.

Køgehallernes øverste myndighed består af de oprindelige ejerklubber, med vægtning af de oprindelige ejerklubber, som i dag hæfter for gælden samt 2 repræsentanter udpeget af Køge Byråd. Bestyrelsen vælges af repræsentantskabet jf. § 4.

Repræsentanter Stemmer

Køge Håndbold klub 4

Køge Bugt Basketball Klub 4

Køge Boldklub 3

Gymnastikforeningen Køge Bugt 2

Køge Kricket Klub 2

Køge Tennis og Padel Klub 1

Team Køge Volley 1

Køge Atletik og motion 1

Repræsentanterne behøver ikke at være medlem af byrådet eller foreningernes bestyrelse, men må have fuldmagt til at træffe bindende beslutninger på foreningernes vegne i spørgsmål vedrørende Køgehallerne.
Repræsentantskabets beslutninger er endelige.

§8

Bestyrelsen består af 7 medlemmer og 2 suppleanter. 2 medlemmer udpeges af Køge Byråd for en 4-årig periode. De øvrige 5 medlemmer og 2 suppleanter vælges af repræsentantskabet.

Bestyrelsen vælger selv sin formand, der også er formand for repræsentantskabet. Medlemmerne har mødepligt til bestyrelsesmøderne. Ved forfald kan foreningen ikke sende en anden person. Bestyrelsen afholder mindst 4 årlige møder, og i øvrigt når formanden eller 3 bestyrelsesmedlemmer ønsker det.

Valget gælder for 2 år. Der vælges 2 medlemmer i ulige år og 3 i lige år. Suppleanter vælges for 1 år.

Bestyrelsesmedlemmer behøver ikke at være medlem af repræsentantskabet, men har lov til at deltage i repræsentantskabets møde med taleret, men uden stemmeret.

Direktøren deltager i bestyrelsesmøderne og sikrer betjening af bestyrelsen – uden stemmeret.

§9

Forretningsudvalget består af Køgehallernes formand, næstformand og kasserer. Forretningsudvalget varetager Køgehallernes daglige ledelse og forpligtiger Køgehallerne i alle forhold.

Forretningsudvalget tegnes af 2 medlemmer i forening. Køb og salg samt pantsætning af fast ejendom skal dog godkendes af bestyrelsen. Skøder, pantebreve og gældsbreve og andre forpligtende dokumenter som udstedes i den anledning, skal underskrives af alle forretningsudvalgets medlemmer.

Direktøren deltager for at sikrer betjening af forretningsudvalget – uden stemmeret.

§10

Der afholdes ordinært repræsentantskabsmøde i marts måned. Indkaldelse skal ske skriftligt til de tilsluttede foreninger med 14 dages varsel.

Indkaldelsen skal foretages af formanden og skal indeholde dagsorden for mødet. Dagsordenen er følgende:

1. Valg af stemmetællere og dirigent

2. Formandens beretning

3. Kassereren fremlægger revideret regnskab og forslag til budget

4. Indkomne forslag

5. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter

6. Eventuelt

Forslag, der ønskes behandlet på mødet, skal være formanden i hænde senest
8 dage inden ordinært repræsentantskabsmøde.

Ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal indkaldes hvis mindst 11 af repræsentantskabets medlemmer ønsker det, eller når bestyrelsen anser det for påkrævet. Indkaldelse sker med mindst 8 dages varsel. Mødet skal afholdes senest
14 dage efter, at ønsket er fremkommet.

§11

På alle møder i repræsentantskab, bestyrelse og forretningsudvalg udfærdiges et referat.

Referater af repræsentantskabets møder underskrives af dirigenten og referenten.
Referater af bestyrelsens møder udsendes af direktøren til bestyrelsesmedlemmerne og underskrives i forlængelse af mødet og sendes tillige til formandsrådet.

Referater af forretningsudvalgsmøder underskrives af de mødte.

§12

Køgehallernes regnskab går fra 1. januar til 31. december.

Et eventuelt overskud, efter at alle afskrivninger er foretaget, tilfalder
ubeskåret institutionen, idet medlemmernes indskud hverken forrentes eller
tilbagebetales.

Medlemmernes indskud skal fremgå af status.

Regnskabet revideres af en statsautoriseret revisor inden det forelægges repræsentantskabet.

Trykte eksemplarer sendes sammen med forslag til budget til repræsentanterne senest 14 dage før det ordinære repræsentantskabsmøde.

Regnskabet tilstilles Kultur- og Idrætsudvalget til orientering. Institutionen orienterer på så tidligt tidspunkt som muligt Kultur- og Idrætsudvalget ved forventning om afvigelser fra vedtaget budget og ved forventning om kritisk likviditet, samt i situationer som kræver ekstraordinært låneoptag.

§ 13

Alle beslutninger i repræsentantskabet, bortset fra beslutninger om Køgehallernes opløsning eller vedtægtsændringer, i bestyrelse og forretningsudvalg, sker ved almindeligt flertal. Til vedtagelse af vedtægtsændringer kræves mindst ¾ majoritet blandt de afgivne stemmer i repræsentantskabet.

Vedtægterne godkendes af repræsentantskabet, som indstiller disse til Kultur- og Idrætsudvalgets godkendelse.

§ 14

I forbindelse med opløsning og likvidation søger institutionen rådgivning hos kommunen.

Til vedtagelse af Køgehallernes opløsning kræves mindst ¾ majoritet af de valgte repræsentanter på 2 møder, der holdes med mindst 14 dages mellemrum.

Indkaldelse til det sidste møde kan lovligt udsendes sammen med indkaldelse til det 1. møde. Dersom opløsning ikke er vedtaget med den fornødne majoritet på begge møder, indkaldes, dersom ¾ af de på 2. møde mødte repræsentanter forlanger det, til et nyt ekstraordinært repræsentantskabsmøde med mindst 14 dages varsel og inden 30 dage til medlemmerne, og opløsning kan da vedtages på dette med mindst ¾ majoritet af de fremmødte repræsentanter.

Ved en eventuel likvidation træffer Køgehallernes bestyrelse efter orientering og rådslagning med Køge Kommune beslutning om eventuelle overskydende midlers forholdsmæssige fordeling mellem kulturelle og/eller fritidsmæssige formål af tilsvarende karakter i kommunen og det tildelte beløb til foreningerne i brugerrådet fordeles til lige deling.

Likvidationen sker under ledelse af en eller flere af repræsentantskabet valgte likvidatorer. Ved likvidationens afslutning aflægges regnskab over dens forløb på et repræsentantskabsmøde.

§15

I forbindelse med et evt. salg søger institutionen rådgivning hos kommunen.

Ved et salg træffer Køgehallernes bestyrelse efter orientering og rådslagning med Køge Kommune beslutning om eventuelle overskydende midlers forholdsmæssige fordeling mellem kulturelle og/eller fritidsmæssige formål af tilsvarende karakter i kommunen og det tildelte beløb til foreningerne i formandsrådet fordeles til lige deling.

Ved salgets afslutning aflægges regnskab over dette på et repræsentantskabsmøde.

§16 

Vedtaget på stiftende repræsentantskabsmøde den 7. maj 2002.

§ 4 og § 7 er vedtaget på ordinært repræsentantskabsmøde onsdag den 20. marts 2024. Allonge godkendt af Køge Kommune bortfalder.

Ændringer i § 4, § 5, § 7, § 8, § 9, § 11, § 15 og § 16 vedtaget på ordinært repræsentantskabsmøde onsdag den 19. marts 2025.

Godkendt på Kultur- og Idrætsudvalgets møde den. 7. maj 2025.